Gérer votre quota disque
Quelles sont les actions à mener pour bien gérer son quota mail ?
Supprimer rapidement les messages reçus les plus volumineux
Purger régulièrement la poubelle (Trash)
Utiliser à bon escient le dossier des messages envoyés (Sent)

Gérer votre quota disque
L'espace disque alloué sur le serveur pour stocker la messagerie d'un utilisateur est limité. Vous devez donc gérer votre messagerie afin de ne pas atteindre votre quota.
Attention : si votre quota est atteint, les nouveaux messages qui vous sont envoyés seront systématiquement rejetés par le serveur et l'expéditeur du message recevra en retour un message d'erreur de la part de notre serveur indiquant que le destinataire de son message (vous) est en dépassement de quota. Ce qui d'une part peut s'avérer agaçant pour l'émetteur du message (recevoir un message d'erreur n'est jamais très agréable) et d'autre part peut aussi faire penser à un manque de "sérieux" de votre part , à savoir quelqu'un qui n'est pas "très organisé" et qui ne gère pas correctement sa messagerie, surtout si ce dépassement de quota dure et n'est pas rapidement résolu... Nous conseillons de rester autant que possible en-dessous de 70-80% d'utilisation afin de pouvoir recevoir un ou plusieurs courriers volumineux. En effet, prenons l'exemple d'un utilisateur dont la messagerie occupe 9 Mo sur les 10 autorisés. Si on essaie de lui envoyer un message avec une pièce attachée de 2 Mo, le message sera rejeté puisqu'il ne reste plus qu'un seul Mo disponible. Aussi en restant dans une limite inférieure à 70%, vous vous laissez une marge pour recevoir un, voire plusieurs, message(s) contenant un gros fichier attaché.

Quelles sont les actions à mener pour bien gérer son quota mail ?
Le menu Dossiers permet d'avoir un état de l'espace occupé par chacun de vos dossiers (dossiers spéciaux et dossiers que vous avez créés pour organiser votre messagerie). Vous avez également une barre de remplissage qui indique le niveau d'utilisation de votre quota (quota hors contenu de la Corbeille). Cette barre sera verte entre 0 et 70%, jaune entre 70 et 90%, rouge au-delà de 90% et un message d'avertissement sera affiché dans le webmail lorsque vous dépassez les 2 niveaux d'alertes (70% et 90%).

Supprimer rapidement les messages reçus les plus volumineux
La première chose à faire est d'éliminer rapidement les messages volumineux (ceux avec des pièces jointes importantes en taille). Pour cela, vous pouvez transférer le fichier attaché sur votre disque dur et supprimer réellement (mise à la poubelle + purger la poubelle) ensuite ce message. Pour récupérer une pièce jointe sur votre disque dur à partir du webmail, il suffit de visualiser le message, les pièces jointes apparaissent en bas du message. Un lien télécharger permet alors de récupérer chaque pièce jointe sur votre disque dur.

Purger régulièrement la poubelle (Trash)
Pensez à vider fréquemment la poubelle en cliquant sur le lien "purger" en face du dossier "Trash". Compresser vos fichiers attachés Vous pouvez également formuler auprès de vos correspondants le souhait de recevoir leurs pièces jointes dans un format compressé (.zip, .tar.gz) et bien sûr faire de même en envoyant vos messages avec des pièces jointes compressés. A titre d'exemple, un document Word de 50 pages (texte brut sans images) occupe environ 2 Mo (= 2048 Ko). En compressant ce document, l'archive résultante n'occupera plus qu'environ 500 Ko soit un gain de 75% au niveau de l'espace disque occupé par ce mail !

Utiliser à bon escient le dossier des messages envoyés (Sent)
La meilleure solution est de désactiver par défaut l'utilisation du dossier Sent afin de pas trop pénaliser votre quota pour les messages que vous envoyez et de ne l'activer temporairement que lorsque vous avez vraiment un message très important à envoyer et pour lequel vous souhaitez conserver une trace d'émission. Pour activer ou désactiver cette option, allez dans le menu Options - Préférences des dossiers, puis en face de Eléments Envoyés, choisissez "Ne pas utiliser le dossier Elements Envoyés" pour désactiver la copie automatique de chaque message émis. Pour ré-activer l'option, déroulez la liste et cliquer sur le choix "Sent". Une autre solution simple pourrait être de désactiver en permanence la copie automatique dans le Dossier "Sent" et lorsque vous voulez conserver une trace d'un message important, vous mettre en Cc: (Carbon Copy) ou en Bcc: (Blind Carbon Copy ou Copie cachée) dans les destinataires du message. Si vous souhaitez conserver néanmoins une copie de chaque message émis, activez alors en permanence l'option "Eléments Envoyés" sur le dossier "Sent". Mais n'oubliez pas alors que chaque envoi d'un message diminuera d'autant votre quota, surtout si celui-ci contient une grosse pièce jointe, car une copie du message (avec le fichier attaché) sera présente dans votre dossier "Sent". Il faudra donc penser à transférer et purger aussi régulièrement le dossier "Sent" des messages envoyés. Pour conserver les messages du dossier vous pouvez, par exemple, les ré-émettre faire suivre vers une autre adresse email personnelle ou plus simplement faire une archive des messages de ce dossier et le télécharger sur votre disque dur personnel grâce au bouton Archiver et ensuite purger le dossier.